- ProdMonitor
- Blog
- Digitalizacija
Šta ostaje u firmi kad tvoj najiskusniji čovjek ode kući?
Kupac pošalje crtež dijela koji ste radili prije dvije godine i traži ponudu. Prva pitanja su uvijek ista: koliko smo to naplatili, kome je išla termička obrada i koliko je trajalo? Ako je odgovor „pitaj Marka", firma ima slabu tačku: posao staje čim Marka nema.
Ovo nije priča o nepouzdanim ljudima. U većini malih proizvodnih firmi dio najvažnijeg znanja zna samo jedna ili dvije osobe. To je u redu dok su tu. Problem je svaki dan kad nisu.
Koje znanje zapravo zavisi od jednog čovjeka?
Kad sjedneš i pobrojiš, spisak je kraći nego što se čini, i uglavnom se ponavlja:
- Šta smo za koji crtež tražili i dobili, uključujući i ono što je kupac odbio.
- Kojim redom ide posao i gdje se obično zaglavi.
- Kome šaljemo koji korak (termička obrada, rezanje, farbanje) i koliko dana to stvarno traje.
- Šta je kupac rekao pri prošloj isporuci i čega treba da se paziš.
Ništa od toga nije tajna zanata. To su podaci koji nastaju svaki put kad radiš posao, samo što se nigdje ne zapišu na mjesto gdje ih neko drugi može naći.
Gdje bi odgovor trebao da stoji
| Pitanje koje čuješ | Gdje se odgovor obično nalazi | Gdje bi trebalo da stoji |
|---|---|---|
| „Koliko smo to naplatili prošli put?" | Kod jednog čovjeka ili u staroj ponudi u mailu | Uz crtež, sa zadnjom cijenom |
| „Ima li nešto slično što smo radili?" | Ko se sjeti | Pretraga po dimenzijama |
| „Kome ovo šaljemo na termičku obradu?" | Papirić ili sjećanje | U postupku artikla, sa kooperantom i danima |
| „Šta je kupac poslao uz upit?" | Neko od kolega ima mail | U ulaznoj pošti, uz upit |
| „Na čemu je ovaj posao?" | Pitaš u hali | Na nalogu, skenom naljepnice |
Ne treba ti dosije. Treba ti jedno mjesto
Najčešća greška je pokušaj da se „sve zapiše". To niko ne izdrži i nakon mjesec dana ostane prazan folder. Mnogo bolje radi suprotan pristup: ne dodaješ ništa novo, nego ono što već radiš ide na jedno mjesto.
Kad stigne upit, crtež se otvori i uz njega nastane ponuda. Kad ponuda postane narudžba, a narudžba posao, sve ostaje vezano za isti crtež. Za sedam mjeseci, kad kupac ponovo pošalje isti crtež, vidiš šta je ranije bilo, a ne počinješ ispočetka.
Šta ProdMonitor radi s tim
U ProdMonitoru je to artikal. Nastaje sam iz stavke ponude ili narudžbe, bez dodatnog kucanja, a čuva ono što većina firmi inače drži u sjećanju:
- Ranije ponude, količine i cijene za taj crtež, kao i priložene crteže.
- Postupak: redoslijed koraka, a za vanjski korak kooperanta i broj dana.
- Zadnju ponuđenu cijenu vidiš odmah pri izradi nove ponude za isti crtež.
A kad crtež nije isti, nego sličan, pomaže pretraga po dimenzijama.
Upišeš dimenzije u milimetrima bilo kojim redoslijedom i dozvoljeno odstupanje, a najbliži ranije rađeni artikli idu prvi. To je upravo ona rečenica „radili smo nešto slično", samo što je ne mora izgovoriti čovjek koji se trenutno ne javlja na telefon.
I upit ne počinje u nečijoj poštanskoj kutiji. Kad kupac pošalje mail sa crtežima, poruka stigne u ulaznu poštu programa, a jednim klikom nastane upit, i svaki crtež je jedna stavka.
Kako početi sutra, bez projekta
- Izaberi jedan stalni posao koji se ponavlja i prođi ga sa svojim najiskusnijim čovjekom. Pitaj ga samo: kome ide koji korak i koliko traje?
- Od sljedećeg upita crtež, ponudu i narudžbu drži na jednom mjestu, a ne u mailu, svesci i Excelu.
- Za svaki novi posao nađi sličan prije nego počneš računati.
Za mjesec dana imaš nekoliko desetina crteža sa istorijom. Za godinu dana to je znanje koje je do sada zavisilo od jednog čovjeka.
Više o tome kako teče cijeli put od upita do fakture, pogledaj na stranici od upita do fakture. Ako ti je problem rok koji ide i kod kooperanta, pročitaj i zašto vrijeme obrade nije rok isporuke. A ako želiš vidjeti sve ovo u radu, zakaži demo.
Česta pitanja
Da li je ovo samo za firme koje imaju mnogo ljudi?
Ne, naprotiv. Što je firma manja, to više znanja nosi jedna osoba, pa joj nedostatak jednog čovjeka više smeta. Pet ili deset ljudi su primjeri, a ne granica.
Moram li unijeti sve stare poslove da bih imao koristi?
Ne. Artikal nastaje iz stavke nove ponude ili narudžbe, pa se istorija gradi sama. Poznate crteže koje često radiš možeš unijeti ručno, a ostalo prirodno dolazi s poslom.
Šta ako moj najiskusniji čovjek ne voli da kuca u programu?
Njegov dio je da kaže, a ne da kuca. Dovoljno je da neko u kancelariji zapiše kome ide koji korak i koliko traje, a on to samo potvrdi. Što je zapisano jednom, ne mora se objašnjavati ponovo.
Mogu li da nađem sličan crtež ako ga ne pamtim po broju?
Možeš. Pretraga artikala radi i po dimenzijama: izabereš okrugli ili pravougaoni crtež, upišeš mjere u milimetrima i dozvoljeno odstupanje, pa najbliži ranije rađeni dijelovi idu prvi.
