- ProdMonitor
- Blog
- Digitalizacija
Excel ili program za firmu: kad je vrijeme za prelazak
Većina malih firmi počinje u Excelu, i to je sasvim u redu. Tabelu lako prilagodiš poslu, a mnogi već znaju da je koriste. Pitanje je do kada ti takva evidencija odgovara.
Šta Excel radi dobro
- Brzo se pokrene: prvi red je naslov, drugi je prvi posao.
- Fleksibilan je: dodaš kolonu kad ti zatreba.
- Ako ga već koristiš, ne moraš da učiš novi program.
- Dok jedna osoba vodi tabelu, a poslova je desetak, radi odlično.
Znakovi da ti Excel više smeta
Ako ti se ovo često dešava, razmisli o prelasku:
- Više osoba mijenja istu tabelu, pa se pojave dvije verzije ili neko prepiše tuđe podatke.
- Pitaš nekoga da li je podatak tačan, jer ne vjeruješ onome što piše.
- Dio posla ide kooperantima, a u tabeli ne vidiš koliko je komada gdje.
- Podatke prepisuješ: iz maila u tabelu, iz tabele u ponudu, iz ponude u otpremnicu, iz otpremnice u fakturu.
- Radnici te zovu da pitaju koji je nalog na redu ili šta se radi.
- Ne znaš šta kasni dok kupac ne pozove.
- Kad nisi u radionici, nemaš pregled.
Svaki od ovih problema troši vrijeme koje ne naplatiš, ali ga osjetiš na kraju mjeseca.
Šta program treba da donese
Dobar program za malu proizvodnu firmu ne treba da bude "veći Excel". Treba da olakša ono što ti je u tabeli postalo teško pratiti:
- Isti podaci za sve: svi vide isto, odmah.
- Dokumenti nastaju jedan iz drugog: upit, ponuda, narudžba, radni nalog, otpremnica, faktura, bez prepisivanja.
- Radnik evidentira sa telefona, na mjestu rada, bez računara.
- Pregled robe kod kooperanata: šta je poslato, kad se vraća, šta kasni.
- Pregled na telefonu, kad nisi u radionici.
Ako program traži da mjesecima učiš i podešavaš, previše je za desetak ljudi. Za početak ti treba jednostavan pregled poslova. Detaljno planiranje rada mašina može da sačeka.
| Situacija | U Excelu | U programu |
|---|---|---|
| Više osoba upisuje | Dvije verzije tabele | Isti podaci za sve |
| Upit stigne mailom | Prepisuješ ručno | Upit nastaje jednim klikom |
| Roba kod kooperanta | Posebna kolona, ako je neko ažurira | Spisak sa rokovima i kašnjenjem |
| Radnik evidentira | Ne evidentira, zove te | Sa telefona, na mjestu rada |
| Pregled kad nisi u radionici | Samo ako imaš tabelu kod sebe | Na telefonu, odmah |
Kako preći bez prekida posla
Najveća greška je pokušaj da se sve prebaci odjednom. Bolje:
- Počni od novih poslova. Stare završi kako si navikao, a novi idu u program.
- Unesi samo ono što ti treba: kupci, nekoliko kooperanata, uobičajene faze za artikle koje često radiš.
- Počni u kancelariji, pa uključi radnike u hali. Kad se uhodaš u kancelariji, uvedi QR naljepnice i evidentiranje telefonom.
- Zadrži Excel još mjesec dana kao rezervu, pa prestani da ga vodiš kad vidiš da program pokriva ono što ti treba.
- Izvezi u Excel kad god ti zatreba. Dobar program ti ne drži podatke zaključane.
Šta to košta
Program ima pretplatu, a Excel možda već imaš. Ipak, ručno vođenje tabele oduzima vrijeme koje bi mogao da posvetiš poslu. Pogledaj ProdMonitor cijene i uporedi sa vremenom koje danas trošiš na prepisivanje i telefoniranje.
Česta pitanja
Mogu li zadržati Excel i program istovremeno?
Možeš, i to je dobar način da postepeno pređeš na program. Excel zadrži kao rezervnu evidenciju prvih nekoliko sedmica, a podatke iz programa možeš izvesti u Excel kad ti zatrebaju.
Šta ako radnici ne žele da koriste telefon?
Počni od jednostavnog: skeniranje naljepnice, pritisak na Počni i Završi. Ako to radnik radi za nekoliko sekundi, otpor brzo nestane. Važno je da mu je evidentiranje lakše nego dosadašnji papir, a ne dodatan posao.
Treba li mi IT stručnjak za uvođenje programa?
Za jednostavan program u pregledniku ne. Registracija traje par minuta, ništa se ne instalira, a prvih nekoliko poslova unosiš sam, uz vodiča kroz prva podešavanja.
