Kako pratiti radne naloge u maloj proizvodnoj firmi

U maloj proizvodnoj firmi posao može da zapne kad niko ne zna tačno gdje je koji nalog: da li je sječenje završeno, čeka li se savijanje, je li dio otišao na termičku obradu. Odgovor se traži telefonom, po hali ili u svesci, i svaki put košta vremena.

Dobra vijest je da za to ne treba složen sistem. Treba jasan radni nalog i dosljedan način da se prati.

Šta mora da sadrži radni nalog

Radni nalog je jedan list (papirni ili na ekranu) koji prati posao od prijema do isporuke. Da bi bio koristan, mora da kaže:

• Ko i šta: kupac, broj narudžbe, artikal ili crtež, količina.
• Do kada: rok isporuke koji si obećao, a ne okvirni.
• Kako: faze kroz koje posao prolazi (na primjer sječenje, savijanje, zavarivanje, farbanje).
• Posebni zahtjevi: materijal, tolerancije, pakovanje, sve na čemu kupac posebno insistira.
• Ko je zadužen za koju fazu, ako to nije očigledno.

Dodaj druge podatke samo ako ti trebaju za taj posao. Što je nalog duži, to ga radnici manje čitaju.

Faze su ono što se zaista prati

Kad uz posao piše samo "u radu", ne znaš dokle je stigao. Korisno je znati u kojoj je fazi: u sječenju, na savijanju, kod kooperanta. Zato svaki nalog podijeli na faze, i to onim redom kojim se posao zaista odvija.

Ako radiš isti artikal više puta, faze se ponavljaju. Napiši ih jednom i koristi kao šablon. To štedi vrijeme pri svakom novom nalogu i smanjuje greške, jer niko ne zaboravi korak koji se ranije zaboravljao.

Tri načina da pratiš naloge

Svaki način može da posluži. Papir sasvim dobro radi dok je naloga malo i dok si uvijek u hali. Problem počinje kad si dio dana vani, dio posla ide kooperantu, a radnik te zove da pita koji je nalog na redu.

Šta pratiti, a šta ne

Prati ono što ti treba da donosiš odluke:

1. Status faze: nije počelo, u radu, završeno.
2. Količine: koliko je urađeno, koliko je škarta.
3. Rok: šta kasni ili će kasniti.
4. Gdje je roba: kod tebe ili kod kooperanta.

Ne pokušavaj odmah da mjeriš svaku minutu, planiraš opterećenje mašina ili obračunavaš potrošnju materijala. To može da oteža uvođenje osnovne evidencije. Prvo uvedi red u nalozima, a ostalo kasnije, ako zatreba.

Kako uvesti red za sedmicu dana

1. Odredi jedno mjesto na kojem su svi aktivni nalozi. Ne dva.
2. Napiši uobičajene faze za artikle koje najčešće radiš.
3. Svakom nalogu upiši broj i rok čim primiš posao.
4. Dogovori ko i kada označava da je faza završena. Najbolje odmah, na mjestu rada.
5. Svako jutro prvo pogledaj šta kasni i šta uskoro treba da završiš.

Ako ti je posao raspoređen između hale i kancelarije, vrijedi pogledati kako praćenje radnih naloga u ProdMonitoru izgleda u praksi: radnik skenira QR naljepnicu na nalogu, pritisne Počni i Završi, upiše dobre komade i škart, a ti na telefonu vidiš gdje je svaki posao.

Česta pitanja

Koliko faza treba da ima radni nalog?

Onoliko koliko ima koraka koje želiš da pratiš odvojeno. Za većinu firmi to je tri do šest faza. Ako je faza toliko sitna da te nikad ne zanima gdje je posao u njoj, spoji je sa susjednom.

Treba li radnicima računar da bi evidentirali rad?

Ne. Dovoljan je telefon ili tablet na mjestu rada. Računar je potreban kancelariji za ponude, naloge i fakture, ne radniku za evidenciju faze.

Može li Excel da posluži kao evidencija radnih naloga?

Može, dok je poslova malo i dok jedna osoba redovno ažurira tabelu. Granica obično dođe kad se tabela mijenja sa više mjesta, kad dio posla ide kooperantu ili kad moraš da pitaš nekoga da li je podatak tačan.